Como cancelar ou inutilizar uma NFC-e

Qual é o prazo para cancelar uma NFC-e?

O prazo é de até 30 minutos, contados do momento em que a Sefaz concedeu a autorização de uso da nota, e o cancelamento só vale se a mercadoria não tiver saído. A regra está na cláusula décima quinta do Ajuste SINIEF 19/2016, com a redação do Ajuste SINIEF 7/2018, em vigor desde 1º de outubro de 2018; antes disso, o prazo era de 24 horas. O mesmo texto permite que cada estado reduza os 30 minutos. Nas páginas oficiais consultadas para este guia, Minas Gerais, São Paulo, Alagoas e Bahia aplicam os 30 minutos. O pedido é um evento de cancelamento enviado pelo emissor e assinado com o certificado digital da empresa. Se ele chegar fora do prazo, a Sefaz recusa com a rejeição 501, de prazo de cancelamento superior ao previsto na legislação. Por isso, quando perceber um erro, cancele logo, de preferência ainda com o cliente no caixa.

O que fazer se o prazo de cancelamento já passou?

Passados os 30 minutos, o emissor não consegue mais cancelar a nota, e o caminho depende do estado. O Ajuste SINIEF 19/2016 permite que cada estado aceite, em casos excepcionais, o pedido de cancelamento fora do prazo, chamado de extemporâneo. Minas Gerais informa na sua página oficial que não existe cancelamento extemporâneo para a NFC-e e que, se a operação não aconteceu e o prazo foi perdido, o emitente deve protocolar denúncia espontânea. Em São Paulo, a Secretaria da Fazenda orienta quem emitiu NFC-e para venda que não aconteceu, por erro no sistema ou em duplicidade, a procurar o posto fiscal do estabelecimento, que examina o caso e indica o procedimento. Em outros estados o procedimento pode ser diferente, então confirme na Sefaz do seu estado ou com o contador antes de agir. Enquanto isso, guarde o que comprova que a venda não aconteceu, como o estorno do pagamento, para usar no pedido de regularização.

O que é o cancelamento por substituição?

É o cancelamento usado quando a mesma venda acabou com duas notas. A situação típica acontece numa queda de conexão: a loja envia a NFC-e em emissão normal, não recebe resposta, emite outra nota em contingência para a mesma venda e depois descobre que a primeira também foi autorizada. Para resolver, a cláusula décima quinta-A do Ajuste SINIEF 19/2016 permite cancelar a nota que não acobertou a operação em até 168 horas, desde que exista a outra NFC-e, emitida em contingência, para a mesma venda. No Manual de Orientação do Contribuinte, esse pedido é o evento 110112, cancelamento por substituição, e o estado também pode reduzir esse prazo. Assim a venda fica documentada por uma nota só, a de contingência. Depois de cancelar a nota duplicada, confira se a nota de contingência foi transmitida e autorizada, para não ficar sem nenhuma das duas.

Quando inutilizar a numeração da NFC-e?

Inutilizar é avisar à Sefaz que alguns números da sequência não foram usados e não serão. Isso acontece, por exemplo, quando o sistema pula números por uma falha ou quando uma nota rejeitada não vai ser reenviada com aquele número. O Ajuste SINIEF 19/2016 manda pedir a inutilização até o 10º dia do mês seguinte ao da quebra de sequência. O prazo importa porque, a partir do 11º dia do mês seguinte, um buraco na numeração sem inutilização passa a ser tratado como nota emitida em contingência e não transmitida. A inutilização não vale para os números de notas emitidas em contingência, que precisam ser transmitidas. Cancelar e inutilizar são coisas diferentes: o cancelamento anula uma nota que foi autorizada, e a inutilização só fecha números que nunca viraram nota autorizada. As notas canceladas continuam sendo escrituradas, sem valores, segundo o mesmo ajuste.

Dá para corrigir uma NFC-e com carta de correção?

Não. Depois da autorização, a NFC-e não pode ser alterada, e o Ajuste SINIEF 19/2016 proíbe a carta de correção, em papel ou eletrônica, para corrigir erros da NFC-e. O Manual de Orientação do Contribuinte reforça a regra com a rejeição 784, que recusa o evento de carta de correção no modelo 65. A carta de correção eletrônica existe para a NF-e, modelo 55, mas não para a nota de consumidor. Assim, se a NFC-e saiu com erro, o caminho é cancelar dentro dos 30 minutos e emitir uma nota nova, correta. Se o prazo já passou, vale o que foi explicado sobre o cancelamento fora do prazo, conforme as regras do seu estado. Por isso compensa conferir os itens, as quantidades, o valor e a forma de pagamento antes de finalizar a venda, enquanto ainda é simples desfazer.

Perguntas frequentes

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