DANFE NFC-e, XML e QR Code: para que serve cada um

O que é o XML da NFC-e?

O XML é a própria nota fiscal. É o arquivo eletrônico, no leiaute definido pelo Manual de Orientação do Contribuinte, que o emissor monta, assina com o certificado digital e envia à Sefaz; quando a Sefaz autoriza, esse arquivo, junto com o protocolo de autorização, é a NFC-e. Tudo o que aparece no cupom sai do XML: dados da loja, itens, valores, tributos, forma de pagamento e chave de acesso. Por isso o XML é o documento que importa para o fisco e para o contador. O Ajuste SINIEF 19/2016 manda o emitente manter a NFC-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, mesmo que fora da empresa, e apresentá-la ao fisco quando for pedida. Se o consumidor pedir no momento da compra, a loja deve enviar ou disponibilizar para download o arquivo da NFC-e e o protocolo de autorização. Na rotina da loja, o XML é o arquivo que vai para o contador todo mês.

O que é o DANFE NFC-e?

O DANFE NFC-e é o Documento Auxiliar da NFC-e, o cupom que o consumidor recebe. O Manual de Orientação do Contribuinte o define como um documento fiscal auxiliar, apenas uma representação simplificada da transação de venda no varejo, que pode ser impressa. Ele não substitui a nota; serve para o consumidor conferir a compra e consultar a NFC-e. Quando é impresso, o Ajuste SINIEF 19/2016 exige papel com largura mínima de 56 milímetros e tecnologia que garanta a leitura por pelo menos seis meses. O leiaute vem do manual técnico do DANFE NFC-e e do QR Code, que organiza o cupom em partes, como os dados da loja, os itens, os totais, a forma de pagamento, a chave de acesso e o QR Code. O mesmo ajuste exige que papéis não fiscais entregues ao consumidor junto com a compra tragam, em destaque, a expressão NÃO É DOCUMENTO FISCAL ou outra parecida.

O DANFE NFC-e pode ser enviado por e-mail ou mensagem?

Pode, se o consumidor concordar. O Ajuste SINIEF 19/2016 permite que a impressão do DANFE NFC-e seja substituída pelo envio em formato eletrônico ou só pelo envio da chave de acesso da nota, e o manual técnico do DANFE cita o e-mail e o SMS como exemplos de meio eletrônico. O ajuste também aceita imprimir o DANFE de forma resumida, sem a lista detalhada das mercadorias, sempre com a concordância de quem compra. Desde fevereiro de 2025, há uma terceira opção: trocar a impressão pela consulta em programa de cidadania fiscal ou plataforma eletrônica, desde que o consumidor informe o CPF ou o CNPJ e a nota não tenha sido emitida em contingência. Em qualquer formato, impresso ou virtual, o QR Code precisa estar no DANFE NFC-e. Para a loja, combinar o envio eletrônico com o cliente economiza papel e deixa o comprovante com ele, no celular.

Para que serve o QR Code da NFC-e?

O QR Code é o atalho do consumidor para a consulta da nota na Sefaz do estado. O Ajuste SINIEF 19/2016 exige que o DANFE NFC-e tenha um código bidimensional com mecanismo de autenticação digital que permita identificar a autoria do documento. Ao ler o código com a câmera do celular, o consumidor abre a página de consulta e vê a nota completa, com os itens. A autenticação muda conforme a versão do QR Code. Na versão 2, um código calculado com o CSC, o Código de Segurança do Contribuinte, prova a autoria. Na versão 3, criada pela Nota Técnica 2025.001, o CSC deixa de ser necessário e a assinatura entra só nas notas emitidas em contingência. Se o QR Code estiver errado, a Sefaz recusa a nota com rejeições como a 395, de endereço de consulta divergente. Os detalhes estão no guia do CSC e no guia de rejeições.

Por quanto tempo guardar o XML da NFC-e?

Pelo prazo da legislação tributária, diz o Ajuste SINIEF 19/2016, sem fixar um número de anos. Esse prazo vem do Código Tributário Nacional. O artigo 173 dá ao fisco 5 anos para lançar o tributo, contados do primeiro dia do ano seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido feito, e o artigo 174 dá mais 5 anos para cobrar, contados da constituição definitiva do crédito. O artigo 195 manda conservar os comprovantes até a prescrição desses créditos. Por isso a conta não é simplesmente 5 anos a partir da venda, e o prazo real pode ser maior. Para o Simples Nacional, a Lei Complementar 123/2006 manda guardar os documentos enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas as ações. A Sefaz da Bahia, nas suas perguntas frequentes, fala em 5 anos. Na dúvida, siga a orientação do seu contador.

Perguntas frequentes

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